Financiële instellingen

Onder financiële instellingen kan je BTW tarieven, bankrekeningnummers, betaaltermijnen, incassokosten, automatische incasso machtigingen en verschillende factuur opmaken aanmaken.

BTW instellingen

Onder BTW instellingen kan je alle basisinstellingen voor je BTW goed zetten. Deze worden dan automatisch overgenomen als je bijvoorbeeld een factuur of een contract maakt. Hier staat uitgelegd hoe je de BTW instellingen goed zet.

1. Ga naar instellingen.
2. Ga nu naar het tabblad financiële instellingen.
3. Vul je BTW nummer in. Dit kan je vinden bij de belastingdienst.
4. Selecteer jouw standaard BTW tarief. Dit tarief wordt dan altijd standaard op je facturen, contracten, periodieke facturen en diensten gebruikt.
5. Selecteer jouw overige BTW tarieven. Mochten sommige zaken afwijkend zijn, kan je dit per factuurregel aanpassen met extra tarieven die je hebt aangevinkt.
6. Geef aan of het totaal standaard inclusief of exclusief BTW op je factuur wilt zien.
7. Geef aan per hoe vaak per jaar je BTW aangifte doet. Het systeem houdt dan voor je bij hoeveel BTW je ontvangen hebt zodat je kan inschatten hoeveel geld je hiervoor moet reserveren. Dit doet hij over de periode die je hier selecteert en is te zien op het dashboard.
8. Klik op instellingen opslaan rechtsboven.

Bankinstellingen

Hier vul je jouw bankrekeningnummer in. Dit bankrekeningnummer komt terug op je facturen. Je voegt een bankrekeningnummer als volgt toe.

1. Ga naar instellingen.
2. Ga naar het tabblad financiële instellingen.
3. Scroll naar bankinstellingen.
4. Plaats je cursor in het veld en type je bankrekeningnummer.
5. Klik op instellingen opslaan rechtsboven.

Herinneringen en betaaltermijn instellingen

Deze instellingen zijn er om in je administratie te kunnen zien wanneer een debiteur te laat is met betalen. Of wanneer er herinneringen verstuurd moeten worden en welke begeleidende tekst er bij de mail van je factuur moet staan. Het instellen werkt op de volgende manier:

1. Ga naar instellingen.
2. Ga naar het tabblad financiële instellingen.
3. Scroll naar herinneringen en betaaltermijn.
4. Bij vervaldatum geef je aan na hoeveel dagen na het versturen van jouw factuur er betaald moet zijn. Deze datum wordt gebruikt voor het automatisch versturen van herinneringsfacturen.
5. Geef aan na hoeveel dagen je automatisch een betalingsherinnering zou willen versturen. Ook deze wordt bepaald vanaf de verstuurdatum van de eerste factuur.
6. Als je automatisch herinneringen wilt versturen, zet dan het schuifje ‘verstuur herinneringen automatisch aan’.
7. Wil je ook na het versturen van de eerste herinnering automatisch een tweede, derde, vierde etc. herinnering versturen, zet dan ook het schuifje `verstuur 2de herinnering automatisch` aan.
8. Selecteer de betaalmethodes die je hanteert. Als je alleen op factuur doet, zet dan alleen het schuifje ‘op factuur’ op groen. Betaald methodes worden gebruikt om in het overzicht van je facturen te laten zien wat de betaalmethode is, en welke begeleidende mail er verstuurt moet worden bij een factuur. Ontvangers weten dan op wat voor een manier ze moeten betalen.
9. Klik op instelling opslaan rechtsboven.

Algemene tekst op facturen instellen

Wanneer je een nieuw bankrekeningnummer hebt, of je bent verhuisd, of je wilt iets aan al je klanten communiceren kan dat via de algemene tekst. Een algemene tekst plaats je als volgt op de factuur:

1. Login in je systeem.
2. Ga naar instellingen > tabblad financiële instellingen.
3. Scroll naar beneden tot de plek waar staat, algemene tekst op alle facturen.
4. Plaats hier de algemene tekst die je op alle facturen wilt zien.
5. Klik op instellingen opslaan rechtsboven.

Let op: Algemene teksten blijven staan op de factuur, totdat je de tekst weer verwijdert.

Automatische incasso machtigingformulier

Als je bij de bank hebt aangevraagd om automatisch te mogen incasseren kan je met deze functie automatisch een machtigingsformulier creëren. Belangrijk hiervoor is dat je wel alle gegevens van jouw klant in het systeem hebt ingevoerd die op de machtiging nodig zijn. In deze instellingen kan je twee velden instellen. Deze staan hieronder uitgelegd:

1. Het machtigingskenmerk. Dit is een nummer dat je krijgt van de bank. Dit moet op het machtigingsformulier staan.
2. De automatisch incasso pagina tekst. Dit is de juridisch tekst die op het formulier wordt geplaats en waar de klant akkoord op geeft door het formulier te ondertekenen. In deze tekst staan een aantal tags als ||TYPEOFDIRECTDEBIT||. Deze worden gebruikt om informatie uit andere plekken in het systeem op te halen zodat je deze niet hoeft in te vullen.

Standaard factuur design

Als je een factuur niet mooi genoeg vindt, kan je deze uitbreiden met een header en een footer. Deze moet je uploaden onder het veld ‘header’ voor de header en onder het veld ‘footer’ voor de footer. Ga als volgt te werk:

1. Ga naar instellingen in jouw Apollo.
2. Klik op het tabblad financiële instellingen.
3. Scroll naar beneden tot je de tekst standaard design ziet.
4. Upload een header in .JPG of .PNG. De afmetingen hiervoor zijn 250px hoog en 2230px breed.
5. Upload een footer in .JPG of .PNG. De afmetingen hiervoor zijn 250px hoog en 2230px breed.
6. Bekijk eventueel de preview door op preview PDF te klikken.
7. Klik rechtsboven op instellingen opslaan.
8. Vanaf nu worden de header en footer meegenomen op je factuur.

Factuur templates

Stel dat je naast het standaard design nog een alternatief design hebt voor je factuur, voor een ander bedrijf en waar andere gegevens en een ander logo op moet, of waarop je alleen een totaal wilt zien, dan kan je dat plaatsen onder alternatief design. Ga als volgt te werk:

1. Geef de template een naam.
2. Vul alle bedrijfsgegevens in.
3. Plaats het alternatieve logo onder alternatief logo.
4. Upload een alternatieve header in .JPG of .PNG. De afmetingen hiervoor zijn 250px hoog en 2230px breed.
5. Upload een alternatieve footer in .JPG of .PNG. De afmetingen hiervoor zijn 250px hoog en 2230px breed.
6. Klik rechtsboven op instellingen op slaan.
7. Klik eventueel op preview PDF om een voorbeeld te bekijken.

Een algemene tekst op een factuur template plaatsen

Soms wil je een algemene tekst op een factuur template plaatsen om iets onder de aandacht te brengen bij je klant. Dit stukje tekst komt boven de factuurregels op de PDF te staan. Die doe je al volgt:

1. Login in Apollo
2. Ga naar instellingen > financiële instelling > scroll naar factuur templates.
3. Open de factuur template waar je een tekst wilt toevoegen.
4. Scroll naar het veld “algemene omschrijving”.
5. Plaats de algemene omschrijving tekst.
6. Klik op instellingen opslaan
7. Ga naar (periodieke) facturen.
8. Ga nu naar een concept factuur, of maak een nieuw factuur waarbij de template gebruikt wordt. Standaard wordt deze tekst nu ingeladen en kan je deze overschrijven met je eigen tekst. Als je onder instellingen niets invult, dan blijft het veld ook leeg.
9. Download eventueel de PDF door rechtsboven op “PDF” te klikken ter controle.
10. Bij het versturen van de factuur wordt deze tekst op de factuur geplaatst.

Let op: De tekst blijft op de template factuur staan, totdat je m weer verwijderd.