E-mail en PDF instellingen
Onder e-mailinstellingen kan je alle standaard teksten invullen die de e-mails vanuit jouw Apollo systeem moeten hebben. Dit werkt als volgt:
- Selecteer het onderwerp waarvan je een email tekst wilt veranderen.
- Open de categorie en zoek de tekst die je wilt veranderen.
- Zoek de email / footer tekst van een factuur op en verander deze tot je er tevreden over bent.
- Klik op instellingen opslaan.
Onderwerp e-mails maken
Soms wil je niet de standaard e-mail meesturen met een factuur, periodieke factuur, offerte of contract omdat je een andere boodschap wilt communiceren. Hiervoor is de optie “onderwerp e-mails” gemaakt. Een onderwerp e-mail maak je als volgt:
- Login in Apollo.
- Ga naar instellingen > tabblad e-mail instelling.
- Klik onder onderwerp e-mails op “nieuwe e-mail”.
- Geef de e-mail een onderwerp. (dit is ook het onderwerp van de e-mail als je hem verstuurd.)
- Schrijf de tekst van de e-mail.
- Voegen eventueel één of meerdere bijlages toe. Deze worden automatisch ingeladen bij de e-mail
- Klikt rechtsboven op” instellingen opslaan”.
- Ga nu naar een contract, (periodieke) factuur of offerte.
Let op: Als je in een periodieke factuur de e-mail hebt geselecteerd, dan wordt deze altijd als default (standaard) gebruikt bij het versturen van een e-mail.
- Klik rechtsboven op “verstuur …” bij een contract, factuur of offerte.
- Er is nu een dropdown verschenen in deze pagina waar het onderwerp van jouw e-mail in staat.
- Selecteer het juiste onderwerp.
- De e-mail wordt ingeladen.
- Klik nu onderaan op de groene knop, verstuur.
Email instellingen tags
Tags kan je gebruiken om content dynamisch in te laden. Anders gezegd, door een tag te gebruik kan je content met verschillen woorden op de plek van de tag maken, zonder dat je daar iets aan moet veranderen.
Dit werkt als volgt: Stel je mail begint met de volgende zin:
Beste ||KLANTNAAM||.
In de bijlage van deze email…
Op de plek waar nu ||KLANTNAAM|| staat wordt automatisch de volledige naam van de klant geplaatst wanneer je deze template als contract gebruikt. Deze komt er dan als volgt uit te zien:
Beste Voornaam Tussenvoegsel Achternaam
Op dit moment zijn de volgende variabele tags beschikbaar voor de volgende e-mails:
Inschrijfmail(mail die naar cursist gestuurd wordt op het moment dat hij het inschrijfformulier gebruikt en de bijbehorende interne mail )
- ||COURSENAME|| - Naam van de cursus
- ||NAME|| - Voornaam klant. Bijv. Hendrik
- ||SURNAME|| - Achternaam klant Bijv de Vries
- ||COMPANYNAME|| - Bedrijfsnaam klant
- ||FULLNAME|| - Volledige naam klant. Bijv. Hendrik de Vries
- ||EMAIL|| - E-mailadres klant
- ||PHONE|| - Telefoonnummer klant
- ||BIRTHDATE|| - Geboortedatum klant
- ||ADDTONEWSLETTER|| - Inschrijven op nieuwsbrief
- ||ADDRESS|| - Adres klant
- ||BUSSINESSADDRESS|| - Factuuradres
- ||COURSEDAYSDATES|| - Cursudatums(komma gescheiden datums)
- ||EXTRADATA|| - Komma gescheiden lijst van ingevulde vrije velden. Alleen nodig indien je op de Inschrijven pagina zelf extra velden hebt toegevoegd
- ||COURSEID|| - Cursus ID
- ||COURSEPRICE|| - Totale kosten van de cursus(inclusief BTW) zonder euro teken. Bijv. 5000
- ||PAYMENTMETHOD|| - Betaalmethode. Bijv. Direct via iDeal
- ||CUSTOMERSPECIALNOTES|| - Heb je (of heeft een docent) een belangrijk bericht geschreven bij een cursist, dan verschijnt dat bericht ook hier in de mail terug.
Contract versturen begeleidende mail:
- ||BEDRIJFSNAAM|| - naam van het bedrijf
- ||KLANTNAAM|| - Volledige naam klant
- ||VOORNAAM|| - Voornaam klant
- ||ACHTERNAAM|| - Achternaam klant
- ||TUSSENVOEGSEL|| - Tussenvoegsel klant
- ||OFFERTENUMMER|| - Opvolgnummer contract
- ||SITEEMAIL|| - Emailadres uit systeem
Factuur versturen begeleidende mail:
- ||KLANTNAAM|| - Volledige naam klant
- ||VOORNAAM|| - Voornaam klant
- ||ACHTERNAAM|| - Achternaam klant
- ||TUSSENVOEGSEL|| - Tussenvoegsel klant
- ||FACTUURNUMMER|| - Opvolgnummer factuur
- ||SITEEMAIL|| - Emailadres uit systeem
- ||EXPIRYDATE|| - verloopdatum factuur
Factuur PDF footer
- ||FOOTERTOTAAL|| - Totaalbedrag factuur
- ||EXPIRYDATE|| - Verloopdatum
- ||BANKACCOUNTNUMBER|| - Bankrekeningnummer
- ||ADMINCOMPANYNAME|| - Bedrijfsnaam
- ||INVOICENUMBER|| - Factuurnummer
- ||SITEEMAIL|| - E-mailadres uit systeem
- ||PURCHASENUMBER|| - inkoopnummer
- ||ADMINCOMPANYADDRESS|| - Adres uit instellingen
- ||ADMINCOMPANYZIPCODE|| - postcode uit instellingen
- ||ADMINCOMPANYCITY|| - plaats uit instellingen
- ||ADMINPHONE|| - telefoonnr uit instellingen
- ||ADMINVAT|| - BTW nr uit instellingen
- ||ADMINKVK|| - KVK uit instellingen
- ||ADMINBIC|| - BIC uit instellingen