Kostenplaatsen

Een kostenplaats is een oplossing om grootboeknummers verder uit te splitsen. Dit gebruik je bijvoorbeeld als je het grootboeknummer brandstofkosten wilt onder verdelen per auto. Je maakt dan per auto een kostenplaats aan. Zo kan je de brandstofkosten per auto in het boekhoudpakket terugvinden.

In Apollo kunnen ook kostenplaatsen worden gemaakt, ingelezen middels een boekhoudkoppeling, en toegevoegd vanuit een dienst, of handmatig in een factuurregel. Het gebruik van grootboekrekeningen in op dit moment alleen van toegevoegde waarde i.c.m. een boekhoudkoppeling.

Een kostenplaats maken

Kostenplaatsen worden normaal gesproken in een boekhoudpakket aangemaakt, en dan gesynchroniseerd naar Apollo. Dit omdat ze dan maar op één plek bewerkt kunnen worden en het een onderdeel is dat niet vaak wordt aangepast. Er kunnen (met de Exact koppeling) eventueel ook kostenplaatsen in Apollo worden aangemaakt en naar Exact worden gesynchroniseerd. Het maken van een kostenplaats werkt als volgt:

1. Ga naar kostenplaatsen
2. Klik op de groen knop (nieuw kostenplaats)
3. Vul een naam in
4. De kostenplaats is nu gemaakt.
5. Iedere 24 uur wordt exact met Apollo gesynchroniseerd. Het kan dus maximaal 24 uur duren voor dat dit grootboeknummer in Apollo staat.

Een kostenplaats toevoegen in een factuur, of factuurregel

Wanneer grootboeknummers vanuit een boekhoudpakket in Apollo zijn ingeladen, of wanneer ze in Apollo zijn aangemaakt, kan deze toegevoegd worden per factuurregel , of op de hele factuur. Dit werkt als volgt:

Een kostenplaats per factuurregel maken

1. Ga naar facturen
2. Klik op de factuur waar je een kostenplaats wilt plaatsen
3. Ga naar een factuurregel
4. Klik op het plusje onder de factuurregel.
5. Type de naam van de kosten plaats in het witte veld naar “kostenplaats”. De kostenplaats wordt automatisch opgehaald uit de kostenplaatsen in Apollo.
6. Het grootboeknummer wordt nu toegevoegd aan de factuurregel en ook direct meegestuurd naar het boekhoudpakket bij het versturen van de factuur.

Een kostenplaats per factuur maken

In Apollo kan er ook een kostenplaats aan de gehele factuur worden meegegeven. Dit doe je als volgt:

1. Ga naar facturen
2. Klik op de factuur die je als geheel een kostenplaats wilt meegeven.
3. Vul bij kostenplaats de kostenplaats in
4. De kostenplaats wordt nu automatisch meegestuurd naar het boekhoudpakket.